Как правильно пригласить гостей на прием, как принять приглашение. Как принять приглашение Как принять приглашение во
Как принять приглашение
Приглашения бывают устные и на карточках. И здесь есть свои формальности, которые лучше соблюсти.
Какие бывают приглашения?
Чтобы знать, как принять приглашение, нужно понимать, какие они бывают. Если прием – официальный или дипломатический, то формат и текст карточки с приглашением стандартны. Текст приглашения печатается на белой или светло-бежевой бумаге для писем или на простых белых карточках, всегда написан от третьего лица, что подчеркивает формальность. Но если имя гостя написано от руки черными чернилами, то приглашение переходит в ранг личного.
Существует негласное правило: если вы хотите, чтобы нужные вам люди появились на приеме, всегда используйте персонифицированные приглашения. Хороший секретарь даже не побеспокоит своего босса чтобы принять приглашение, если на нем не значится его имя.
Ручка по-прежнему остается более могущественной, чем компьютер; ни одна распечатка, какой бы красивой она ни была, не может заменить письмо или приглашение, написанные от руки. В последнее время слишком увлеклись разработкой приглашений чересчур нарядных, включающих всевозможные спецэффекты, когда из конверта высыпаются конфетти или блестки. Но нет ничего элегантнее простого формального приглашения.
Стоит всегда обращать внимание на оформление пригласительных карточек. Если они выполнены достаточно строго и консервативно, то и обстановка, скорее всего, ожидается в этом же стиле. Если вам предлагается принять приглашение достаточно креативное, то можно расслабиться не только мыслями, но и внешним видом.
Как ответить на приглашение?
Если вы решили принять приглашение, то правильно отреагировать на него – тоже своего рода искусство. В приглашениях указываются телефон и буквы R.S.V.P. – французская аббревиатура “Response sil vous plait” – “просьба ответить”. Часто это лишь стандартная фраза и организаторы события вовсе не рассчитывают получить ответ. Но есть ситуации, когда подтверждение просто необходимо, например в случае “сидячего” ужина, где количество приборов должно точно соответствовать числу гостей. Ответ на формальное приглашение обычно должен быть отправлен в течение двух дней.
В приглашениях для вечерних мероприятий, как правило, есть пожелание или даже требование одеться в соответствии с определенным стилем. Поэтому прежде чем принять приглашение посмотрите на указанный на приглашении в левом нижнем углу дресс код раскрывает характер мероприятия. Дресс код вечерних нарядов всегда напрямую связан с этикетом. Если, собираясь на мероприятие, куда вас пригласили, вы сомневаетесь, что надеть, то рядом с буквами R.S.V.P. на карточке указан номер телефона, позвонив по которому можно уточнить у организаторов правила для наряда.
Может случиться, что принять приглашение вам придется устно или не укажут на карточке дресс код. В этом случае ориентируйтесь по времени, на которое вас пригласили: дневное это или вечернее событие.
Как принять приглашение – условные обозначения
Помимо указаний на форму одежды на приглашениях можно найти и другие условные обозначения. Среди них могут быть:
- S.t. (sine tempore – лат.) – точно, вовремя, без опоздания;
- C.t. (cum tempore – лат.) – опоздание не более чем на четверть часа. Эти буквы в приглашении указывают на то, что надо обратить особое внимание на время, указанное в приглашении. Если в карточке обозначен временной промежуток, например, с 18 до 21 часа, то вы спокойно можете приходить начиная с 18.30 и заканчивая 20.30. Если же время указано 19 часов, то постарайтесь быть не позже 19.15.
Важно и указание формата мероприятия: “коктейль” – означает именно коктейль и легкую закуску, “прием” – подразумевает обильные фуршетные столы, “обед” – длительную процедуру с аперитивом, тремя-четырьмя сменами блюд, кофе и сигарами.
Ответ на приглашение
Ответ на приглашение
Приглашенное лицо должно обязательно ответить, принимает приглашение или нет. Если приглашенный человек не уверен, что сможет присутствовать на приеме, ему лучше отклонить приглашение, чтобы не отказываться в последний момент. Не стоит также тянуть с ответом, так как в этом случае хозяин не сможет принять решение о рассаживании за столом или приглашении другого человека. Кроме того, хозяин приема вынужден будет напоминать о необходимости ответа.
На приглашение можно ответить письмом или открыткой. Посылать свою визитную карточку не везде считается тактичным, особенно если это официальный прием.
На некоторых приглашениях указывается номер телефона. Это значит, что ответ можно дать по телефону. Но в случаях приглашения на официальный завтрак или обед лучше все же отправить письменный ответ.
Ответ составляется обычно так же, как и само приглашение. Если, к примеру, приглашение был написано от «господина и госпожи Ивановых», то в ответе также следует писать «господин и госпожа Ивановы». В остальном текст ответа на любые виды приема, как правило, одинаков.
Принятие официального приглашения
Господин и госпожа (фамилия) с удовольствием принимают любезное приглашение господина и госпожи (фамилия) на обед в среду, 22 января, в 20 часов.
В принятии приглашения обязательно следует повторить как дату, так и время начала приема, чтобы не возникло никаких недоразумений. При отказе время приема можно опустить.
Отказ от официального приглашения (1)
Господин и госпожа (фамилия) весьма признательны Вам за Ваше приглашение на обед, который состоится в среду, 22 января, но к сожалению, не смогут его принять в связи (причина отказа).
Отказ от официального приглашения (2)
Господин и госпожа (фамилия) с сожалением сообщают о том, что не смогут принять любезное приглашение на обед господина и госпожи (фамилия) в среду, 22 января.
Если на официальный прием сможет прийти только один из супругов, то можно в одном ответе сообщить как о принятии, так и об отклонении приглашения.
Прием и отказ от официального приглашения
Господин (фамилия) с благодарностью принимает любезное приглашение господина и госпожи (фамилия) которое состоится в воскресенье, 5 февраля, в 19 часов, и с сожалением сообщает, что госпожа (фамилия) присутствовать не сможет.
Ответ на приглашение организации можно составить примерно следующим образом.
Госпожа (фамилия, имя) с благодарностью принимает любезное приглашение (наименование организации) на среду, 15 сентября.
Отвечая на приглашение, составленное от имени нескольких лиц, следует повторить все указанные имена.
Госпожа (фамилия) с удовольствием принимает любезное приглашение на чай госпожи (фамилия), госпожи (фамилия), госпожи (фамилия) на среду, 17 декабря, в 13.30.
Приглашаемый гость может попросить хозяйку привести с собой еще кого-нибудь, если это прием а-ля фуршет, то есть рассчитанный на большое количество гостей. В этом случае следует обговорить этот вопрос с хозяйкой по телефону.
Ни в коем случае не следует просить разрешения привести с собой еще кого-нибудь, если прием рассчитан на определенное количество гостей.
Как правильно пригласить гостей на прием, как принять приглашение. Как принять приглашение Как принять приглашение во
Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии. Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, – значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!
По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.
Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.
СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ГОСТЕЙ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПРИГЛАШЕНИЙ
Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, не – обходимо провести тщательную предварительную работу.
Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!
Как составить список приглашений
1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли, и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.
2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).
3. Составить список имен для печати в типографии.
4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.
5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.
6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.
7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных).
Пример такого текста:
Уважаемая Елена Анатольевна, во вложении к данному письму направляю приглашение для Вашего руководителя Сергея Александровича на званый ужин 11.05.2017 по случаю вручения государственной награды Иванову Петру Семеновичу.
Буду признательна за скорейший ответ.
С уважением, Светлана
8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.
9. Составить список почтовых адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее распределить, какие из них будут доставлены курьерской службой, а какие лично. В последнем случае необходимо позаботиться о пропусках.
10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение. Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей. Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор – еще большей.
11. Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают.
12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.
13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.
Примеры работы со списком приглашенных.
Источники:
http://www.owoman.ru/moda/kak_pravilno_chitat_priglashenija.html
http://info.wikireading.ru/279507
http://protokol-etiket.ru/blog/word7
